Работодатели вправе вести кадровый документооборот как на бумаге, так и в электронном формате. Однако если организация полностью перешла на электронный кадровый документооборот (ЭКДО), к таким документам применяются строгие требования: они должны быть оформлены с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и передаваться исключительно через специализированные каналы связи.
Минтруд России подчеркнул, что в рамках ЭКДО недопустимо обмениваться кадровыми документами — такими как трудовые договоры, заявления об увольнении или правила внутреннего распорядка — по электронной почте, в мессенджерах или иных несертифицированных каналах.
Для легального обмена предусмотрен только один из следующих способов:
- через официальную цифровую платформу «Работа в России»;
- с помощью собственной корпоративной информационной системы, соответствующей требованиям законодательства;
- через портал Госуслуг, при условии, что система ЭКДО работодателя интегрирована с Единой платформой госуслуг (ЕПГУ). В этом случае работодателю необходима УКЭП, а сотруднику — подтвержденная учетная запись на Госуслугах.
Исключение делается только в чрезвычайных ситуациях — например, при стихийных бедствиях, авариях или несчастных случаях на производстве. В таких случаях допускается временная передача документов через email или мессенджеры, но с последующим оформлением в надлежащем порядке.
Нарушение правил ЭКДО влечёт административную ответственность:
- для индивидуальных предпринимателей, руководителей и малых предприятий — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- для средних и крупных компаний — от 30 000 до 50 000 рублей.
Таким образом, даже при наличии согласия обеих сторон, использование обычной переписки для передачи юридически значимых кадровых документов вне утверждённых систем является нарушением трудового законодательства.