С 1 сентября 2026 года оформление ключевых транспортных документов — таких как транспортные и грузовые накладные, экспедиторские распоряжения, заказы на перевозку и железнодорожные накладные — станет обязательным исключительно в электронном виде для всех участников рынка, независимо от их вида деятельности.
Федеральная налоговая служба (ФНС) подготовила четкий план действий для бизнеса, чтобы компании могли своевременно адаптироваться к новым требованиям. Переход на систему электронных перевозочных документов (ЭПД) состоит из трех основных этапов:
- Обеспечение юридической силы. Необходимо получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) на имя руководителя или ИП. Альтернативно можно оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) для сотрудников, которые будут работать с документами.
- Выбор технического партнера. Следует заключить договор с одним из аккредитованных операторов информационной системы ЭПД (ИС ЭПД). Эти организации обеспечивают обмен документами между всеми участниками перевозки и их передачу в Государственную информационную систему ЭПД (ГИС ЭПД).
- Настройка внутреннего доступа. Компании нужно предоставить доступ к выбранному сервису своим сотрудникам, назначить ответственного администратора и, при необходимости, подключить водителей к системе.
ФНС настоятельно рекомендует не откладывать подготовку и уже сейчас начать тестирование технологии, чтобы плавно перейти на новый порядок к установленной дате.
Переход на ЭПД сулит бизнесу значительные преимущества. Во-первых, это прямая экономия: отпадает необходимость в расходах на бумагу, печатающее оборудование и курьерские услуги для отправки оригиналов. Во-вторых, электронные документы невозможно потерять — они надежно хранятся как у оператора ИС ЭПД, так и в государственной системе ГИС ЭПД.
Особенно важным бонусом является ускорение финансовых потоков: по данным ФНС, оплата за перевозку поступает в среднем на 20 дней быстрее, поскольку отпадает необходимость в физической пересылке бумажного оригинала накладной. Все участники процесса работают с единой, актуальной версией документа, что автоматизирует и ускоряет взаиморасчеты.
Кроме того, для контрольно-надзорных органов упрощается доступ к информации о грузах и маршрутах, что, по мнению ФНС, позволит сократить количество бумажных запросов, направляемых компаниям.